Microsoft gaat in de loop van maart 2022 diverse prijsverhogingen en contractveranderingen doorvoeren in hun Office 365 en Microsoft 365 producten. Wat een en ander gaat betekenen begint zich steeds duidelijker af te tekenen: Microsoft gaat jaarcontracten nu echt als jaarcontracten behandelen en maandcontracten worden (naast reguliere prijsverhogingen) 20% duurder. Ook komt er in de loop van maart 2022 de mogelijkheid om een 36-maandencontract met Microsoft af te sluiten. Maar hoe gaat dat allemaal straks in zijn werk? Wat betekent het voor mij en mijn eigen organisatie? Hieronder het antwoord op de meest gestelde vragen.
Wat voor contract heb ik nu?
Tot nu toe kopen veel klanten de 365-licenties in op maandbasis en kunnen zij er ook op maandbasis ook weer afscheid van nemen. Dit gebeurt binnen het zogenaamd CSP-model, de spelregels die Microsoft de afgelopen 10 jaar (ruim) heeft gebruikt voor contractafspraken. Als je de 365-licenties inkoopt via MSP’ers (Managed Service Providers, de ouderwetse systeembeheerders maar dan in een nieuwer en ruimer jasje) dan worden de prijzen van jaarcontracten gehanteerd wat een extra voordeel is bij dit maandelijks flexibele op- en afschalen. Prachtig verhaal, maar dit blijkt juridisch niet helemaal zo in elkaar te zitten: eigenlijk zijn alle Microsoft abonnementen jaarcontracten, vandaar ook de prijs. Doordat Microsoft maandelijks afschalen binnen jaarcontracten toestond, leek het dat het om maandelijkse licenties ging. In het nieuwe prijsmodel (de New Commerce Experience) is tussentijds afschalen niet meer mogelijk.
Wat zijn de nieuwe spelregels van Microsoft NCE?
Het nieuwe prijsmodel voor de Microsoft 365 en Office 365 producten heet NCE, New Commerce Experience. Het is een prachtige naam en daarbinnen zijn drie soorten contracten mogelijk.
/ 12-mnd/ 1 jaar contracten. Facturatie en betaling 1x per jaar. Doordat bij veel MSP’ers en distributeurs de financiële systemen hiervoor nog niet goed zijn ingericht zullen deze jaarlicenties in veel gevallen voorlopig nog per maand worden afgerekend.
/ 36-mnd/ 3 jaar contracten. Deze komen op of kort na 1 maart beschikbaar maar we weten nog niet wat deze contracten gaan kosten. Facturatie en betaling 1x per 36 maanden. Ook hier zullen door sommige MSP’ers en distributeurs deze contracten voorlopig nog per maand worden afgerekend.
/ 1-mnd/ Maandcontracten. Facturatie en betaling per maand. Deze contracten werken op dezelfde manier als dat de huidige contracten dat in de praktijk ook deden. Belangrijk verschil is echter dat maandcontracten 20% duurder zullen zijn dan de jaarprijzen.
Tijdens een contracttermijn zijn de prijzen, net als nu, vastgelegd. Er kunnen dus geen tussentijdse prijswijzigingen worden doorgevoerd. Wel kunnen de prijzen door Microsoft alvast worden opgehoogd voor als de contracttermijnen vervallen en nieuwe termijnen (met nieuwe prijzen) zullen ingaan.
Kan ik opschalen en afschalen binnen NCE?
Binnen het gekozen contract (12 of 36 maanden) kunnen licenties worden gekocht (opschalen). Eenmaal gekochte licenties kunnen niet meer opgezegd worden (behalve binnen 72 uur, dus als er ergens een vergissing is gemaakt, dan is er tijd om dat recht te zetten). Tijdens de looptijd van het contract kan je dus altijd groeien (zowel in omvang als in soort licentie) maar niet meer krimpen.
Opschalen, wat als ik meer licenties wil afnemen?
Als je licenties aanschaft tijdens de looptijd van het jaarcontract, dan worden deze licenties opgeteld bij dit jaarcontract en direct in rekening gebracht voor de resterende tijd. Als je bijvoorbeeld in maand 5 van het lopende jaarcontract een extra licentie erbij neemt, dan betaal je in één aanschaf de 7 maanden die de licentie geldig is tot einde contractdatum. Als je in maand 10 een extra licentie erbij koopt, dan betaal je in één aanschaf nog 2 maanden tot einde contractdatum. Je betaalt dus (naar rato) de jaarprijs zoals die binnen het contract is overeengekomen.
Afschalen, wat als ik minder licenties wil gebruiken?
Eenmaal aangeschafte (en dus ook betaalde) licenties kan je in het NCE model niet meer teruggeven: deze lopen tot einde contractdatum. Pas na afloop van het contract is het aantal licenties voor een nieuwe termijn weer vrij te kiezen. Afschalen van licenties is dus maar 1x per jaar of 1x per 36 maanden mogelijk. Contracten worden automatisch verlengd voor gelijke duur. Mocht je van ICT partner willen wisselen, dan blijven de contracten (zoals altijd al gebruikelijk) bij de latende ICT partner lopen. Bij de oude (CSP)-contracten kon de contracttermijn in de praktijk vaak naar 1 maand worden teruggeschroefd en was overstappen dus vaak eenvoudiger te regelen. Dat is binnen het nieuwe model dus niet meer mogelijk.
Wat worden de nieuwe prijzen binnen Microsoft NCE?
Per contracttermijn gaan er verschillende prijzen gelden. Daarbij wordt uitgegaan van jaarprijzen. Voor zover bekend zullen deze in de MICROSOFT 365 abonnementenreeks met 10% tot 20% stijgen. In de OFFICE 365 abonnementenreeks (de “E”-nummers) zullen zij met 9% tot 25% stijgen.
De prijzen voor een maandcontract zullen altijd 20% duurder zijn dan de prijzen voor een jaarcontract. De hogere jaarprijzen (van tussen de 9% en 25% verhoging) zullen voor een maandcontract dus nog eens 20% verder stijgen.
De 36-maandsprijzen worden door Microsoft in maart 2022 bekend gemaakt. Wij verwachten dat deze prijzen ook geënt zullen zijn op de jaarprijzen maar dan met een mogelijke korting hierop. Maar we weten dit pas in maart 2022 zeker.
Kan ik contracten mixen, bijvoorbeeld een maandcontract met een jaarcontract?
Contracttermijnen kunnen worden gemixt. Je kan bijvoorbeeld een 36-maands contract aangaan voor 100 Microsoft 365 Business Premium licenties en daarnaast 10 Microsoft 365 Business Premium licenties op maandbasis om pieken en dalen in de personeelsbezetting op te vangen. Dat is wat meer werk dan eerst, maar kan uiteindelijk wel helpen een deel van de bekende flexibiliteit in de contracten te behouden.
Wat gebeurt er tijdens de overgang van oud (CSP) naar nieuw (NCE)?
Microsoft zal de huidige overeenkomsten blijven hanteren tot einddatum. Die einddatum is tot nu toe nooit relevant geweest omdat licenties maandelijks konden worden op- en afgeschaald. Per 1 maart 2022 wordt dat dus anders. De einddatum is gelijk aan de datum van je allereerste Office 365 / Microsoft 365 licentie bestelling. Er kunnen verschillende einddata zijn voor verschillende licentiesoorten (bv Microsoft 365 Business Premium versus Exchange Online Plan 1). Tot aan de einddatum van je huidige contract zullen de licentie prijzen gelijk blijven en kan je ook nog tegen de afgesproken prijzen licenties per maand opschalen en afschalen. Op zich verandert er dus niets, maar alleen tot einddatum van het huidige, lopende jaarcontract. Daarna moet je over naar de nieuwe NCE-licenties tegen de nieuwe NCE-voorwaarden en de nieuwe NCE-prijzen. Afschalen kan dan niet meer. Het mixen van contracttermijnen (zoals hierboven) kan dan een uitkomst zijn.
Hoe kan ICT Teamwork mij hierbij helpen?
We hebben zelf (net als de hele IT-branche) de nodige moeite gestoken in het doorgronden van de nieuwe contractregels van Microsoft. We hebben niet alleen gekeken naar de technische toepassing van de spelregels maar ook naar de mogelijke voordelen voor onze klanten. Zo kan je de aangekondigde prijsverhoging van tussen de 9% en 25% nog een jaar kunt uitstellen als je voor 1 maart volledig overstapt op het nieuwe NCE model. Daarvoor lever je dan wel de flexibiliteit in van de oude regeling waarbij je maandelijks licenties kon opzeggen. Als de einddatum van het bestaande contract richting eind 2022 ligt, dan hebt je het grootste gedeelte van het jaar nog de oude CSP-prijzen maar ook de oude CSP afschaalmogelijkheden. Het kan dan gunstiger zijn om de rit onder het oude contract uit te zitten en zo laat mogelijk pas met NCE te beginnen. Daarnaast zijn er ook nog de 36-maands contracten die het interessant kunnen maken om een overstap naar NCE nog even uit te stellen.
Wil je weten wat je voor jou organisatie het beste kunt doen? Neem dan contact op met Raymond@ictteamwork.nl of bel 079-3633100. Dan kijken we samen naar de mogelijkheden.
