Nu we afscheid hebben genomen van alle coronamaatregelen kunnen we elkaar ook weer in real life gaan ontmoeten. De een vindt dit erg fijn en de ander is helemaal om en vindt het ideaal om alle gesprekken online te voeren. Voorheen moest je bij een Outlook-afspraak aangeven of dit een online afspraak is of niet. Dit is nu gewijzigd.

Sinds de laatste update van Office 365 worden agenda-items standaard met een Teams link aangemaakt. Dit kan verwarring veroorzaken, omdat de ontvangende partij ervan uit kan gaan dat het om een online meeting gaat. Is de afspraak toch fysiek, dan is het verwarrend als er een Teams link bij staat.

Waarom is dit verwarrend?

Stel je voor: je plant een afspraak bij een klant op locatie. Je stuurt de uitnodiging, maar de ontvanger ziet meteen een Teams-vergaderlink in de uitnodiging. Hierdoor kan de indruk ontstaan dat het om een online gesprek gaat. Dit leidt tot verwarring over de locatie, het type afspraak en de verwachtingen.

Voor organisaties die veel hybride werken is dit een handige functie. Maar voor bedrijven die veel op locatie werken en fysieke afspraken hebben, zorgt het juist voor extra onduidelijkheid en onnodige Teams-links in agenda-items.

Hoe zet je deze optie uit?

Vind je het verwarrend en werk je liever op de oude manier? Volg dan de onderstaande stappen om de optie uit te zetten:

Open Outlook

Start de Outlook applicatie op je computer of laptop.

Ga naar Bestand

Klik linksboven in het menu op "Bestand" (of "File" als je Outlook in het Engels hebt ingesteld).

Kies Opties

Ga vervolgens linksonder naar "Opties" (of "Options") om de instellingen te openen.

Open Agenda-instellingen

Druk op "Agenda" (of "Calendar") in het linker menu van het optiesvenster.

Vinkje uitzetten

Zet het vinkje uit bij "Onlinevergaderingen toevoegen aan alle vergaderingen" (of "Add online meeting to all meetings").

Handige tip

Nadat je deze instelling hebt uitgeschakeld, kun je bij individuele afspraken alsnog handmatig een Teams-vergadering toevoegen door op de knop "Teams-vergadering" te klikken in de afspraak zelf. Zo behoud je de volledige controle over welke afspraken online zijn en welke niet.

Samenvattend

De automatische Teams-links in Outlook kunnen een handige functie zijn voor organisaties die veel online vergaderen, maar voor anderen leidt het tot verwarring. Gelukkig is het eenvoudig om deze functie uit te schakelen via de Outlook-instellingen.

Heb je vragen over het optimaal inrichten van Microsoft 365 binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag om jouw ICT-omgeving efficiënt en gebruiksvriendelijk in te richten.

Microsoft 365 ondersteuning

Wilt u advies over Microsoft 365 binnen uw organisatie?

Onze specialisten helpen u graag met het optimaal inrichten van Outlook, Teams en alle andere Microsoft 365-tools. Plan een vrijblijvend gesprek.

Kennismaken

Disabling Default Teams Meetings in Outlook