Niets is frustrerender voor een klant of collega dan een e-mail sturen en dagenlang geen reactie krijgen. De automatische afwezigheidsassistent van Outlook — beter bekend als "out of office" — is dé oplossing. Hiermee laat je automatisch weten dat je afwezig bent, tot wanneer, en bij wie men terecht kan voor urgente zaken.

In deze korte handleiding laten we je precies zien hoe je de out of office instelt in Outlook — zowel de desktopversie als Outlook Web App (OWA).

Out of office instellen in Outlook Desktop

Volg deze stappen in de klassieke desktopversie van Outlook:

Klik op Bestand in de linkerbovenhoek van Outlook.

Klik op het tabblad Info en vervolgens op de knop Automatische antwoorden.

Vink Automatische antwoorden verzenden aan.

Optioneel: stel een datumbereik in. Vink Alleen tijdens deze periode verzenden aan en kies de begin- en einddatum.

Typ je bericht op het tabblad Binnen mijn organisatie. Dit krijgen collega's binnen jouw bedrijf te zien.

Klik op het tabblad Buiten mijn organisatie en typ een bericht voor externe afzenders.

Tip: vink Alleen naar personen in mijn lijst met contactpersonen aan als je niet wilt dat iedereen je afwezigheidsbericht ontvangt.

Klik op OK om de instellingen op te slaan.

Belangrijk

De out of office wordt automatisch uitgeschakeld op de einddatum die je hebt ingesteld. Als de automatische antwoorden actief zijn, zie je een gele balk bovenaan Outlook met de melding "Automatische antwoorden worden verzonden".

Out of office instellen via Outlook Web App (OWA)

Werk je via de browser? Zo werkt het in de webversie:

Ga naar outlook.office.com en log in met je Microsoft 365-account.

Klik rechtsboven op het tandwielpictogram (Instellingen).

Zoek naar Automatische antwoorden in de zoekbalk of navigeer naar E-mail → Automatische antwoorden.

Schakel Automatische antwoorden inschakelen in.

Stel de begin- en einddatum in en typ je berichten voor interne en externe afzenders.

Klik op Opslaan.

Professioneel out of office bericht voorbeeld op laptop

Sjablonen voor je out of office bericht

Een goed out of office bericht is kort, duidelijk en behulpzaam. Hier zijn twee sjablonen die je zo kunt gebruiken:

Intern bericht (collega's)

Beste collega,

Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum]. Tijdens mijn afwezigheid ben ik niet bereikbaar per e-mail of telefoon.

Voor urgente zaken kun je contact opnemen met:
• [Naam collega] — [onderwerp/taak] — [e-mailadres]
• [Naam collega] — [onderwerp/taak] — [e-mailadres]

Voor niet-urgente zaken behandel ik je vraag na mijn terugkomst.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]

Extern bericht (klanten)

Beste relatie,

Bedankt voor uw bericht. Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum] en heb geen toegang tot mijn e-mail.

Voor directe vragen kunt u contact opnemen met ons team via [e-mailadres] of [telefoonnummer]. Zij helpen u graag verder.

Uw bericht wordt niet automatisch doorgestuurd. Ik reageer op uw mail zodra ik terug ben.

Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
[Functie] · [Bedrijf]

Veelgemaakte fouten

Geen alternatief contactpersoon vermelden

Een out of office zonder verwijzing naar een collega laat klanten en partners in de kou staan. Zorg altijd dat er minstens één alternatief contactpersoon in je bericht staat, mét het juiste e-mailadres.

Te uitgebreid of te persoonlijk

Houd je bericht zakelijk en kort. Niemand hoeft te weten dat je op strandvakantie naar Bali bent. Een simpel "afwezig wegens vakantie" volstaat.

Geen einddatum instellen

Zonder einddatum blijft je out of office actief tot je hem handmatig uitschakelt. Dat leidt tot gênante situaties als je na drie weken nog steeds automatische antwoorden verstuurt.

Vergeten in te stellen voor externe afzenders

De standaardinstelling is alleen voor interne afzenders. Vergeet niet het tabblad 'Buiten mijn organisatie' ook in te vullen — anders weten externe klanten van niets.

Samenvattend

De out of office instellen kost letterlijk twee minuten en bespaart je klanten en collega's een hoop frustratie. Of je nu de desktop-app of de webversie gebruikt — met de stappen hierboven lukt het in elke versie van Outlook.

Wil je dat je team slimmer omgaat met Microsoft 365? ICT Teamwork geeft praktische trainingen en zorgt dat jullie alle functionaliteiten optimaal benutten.

Slimmer werken met Outlook?

Haal meer uit Microsoft 365 met een training op maat.

Van basisfunctionaliteiten tot geavanceerde tips — onze trainers maken van jouw team echte Outlook-pro's.

Neem contact op

How to Set Out of Office in Outlook: Step-by-Step