Bij het werken in een moderne organisatie draait alles om samenwerking en bij ons ICT-team krijgen we vaak de vraag: "Wanneer gebruik ik Microsoft SharePoint en wanneer gebruik ik Microsoft Teams?" Beide tools zijn onderdeel van de Microsoft 365-suite en spelen een cruciale rol in de manier waarop teams vandaag de dag samenwerken. Toch hebben ze elk hun eigen sterke punten en specifieke toepassingen. In deze blog willen we graag de belangrijkste verschillen uitleggen, zodat je weet welke tool je het beste kunt inzetten in verschillende situaties.

Wat is Microsoft SharePoint?

SharePoint is een krachtige tool voor contentbeheer en samenwerking. Je kunt het zien als het fundament waarop je de informatie en documenten van je organisatie kunt bouwen, beheren en delen. Denk aan SharePoint als een virtuele archiefkast die je helpt alles geordend en toegankelijk te houden.

Wat maakt SharePoint bijzonder?

Documentbeheer

Met SharePoint kun je documenten opslaan, beheren en delen, compleet met versiegeschiedenis en toegangsrechten. Samenwerken aan documenten wordt eenvoudig, omdat iedereen altijd met de laatste versie werkt.

Intranet en portals

SharePoint maakt het mogelijk om een intern netwerk op te zetten — zoals het intranet van WilmaHuis — waar je bedrijfsnieuws, beleidsdocumenten en andere belangrijke informatie kunt delen. Het is een plek waar iedereen altijd up-to-date blijft.

Workflows

SharePoint automatiseert routinetaken, zoals goedkeuringsprocessen of contentreviews. Dit zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en niemand iets vergeet.

Bestanden opslag en delen

Het biedt een centrale plek voor al je bestanden. Hier worden ze veilig opgeslagen en kunnen eenvoudig gedeeld worden met collegas.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is de plek waar je als team samenkomt om te communiceren en samen te werken. Of je nu een chat stuurt, een vergadering organiseert, of samen aan een document werkt — Teams is ontworpen om alles moeiteloos te laten verlopen.

Waarom Teams ideaal is voor dagelijks werk:

Chat en Berichten

Teams biedt de mogelijkheid om snel te communiceren via groepschats en privéberichten. Het delen van bestanden, links en multimedia is eenvoudig, wat zorgt voor efficiënte samenwerking.

Videovergaderingen

Teams maakt het organiseren van videovergaderingen super eenvoudig. Met de mogelijkheid om schermen te delen en vergaderingen op te nemen, ben je altijd goed voorbereid.

Teams en kanalen

Binnen Teams kun je samenwerken in specifieke teams en kanalen, gericht op projecten, afdelingen of onderwerpen. Zo blijft alles georganiseerd en weet iedereen waar ze moeten zijn.

Bestanden delen en samenwerken

Bestanden die je in Teams deelt, worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Dit zorgt voor een naadloze integratie en maakt samenwerken aan documenten heel eenvoudig.

Wat zijn de belangrijkste verschillen?

Nu je weet wat SharePoint en Teams zijn, laten we eens kijken naar de belangrijkste verschillen, zodat je weet wanneer je welke tool moet gebruiken.

Doel en gebruik

SharePoint

Dit is je go-to tool voor documentbeheer, intranetten en bedrijfsportalen. Het is perfect voor organisaties die een centrale plek nodig hebben om grote hoeveelheden informatie en documenten te beheren.

Teams

Teams is ontworpen voor realtime communicatie en samenwerking. Het is de centrale hub voor alles wat met dagelijks teamwerk en projectbeheer te maken heeft.

Bestandsbeheer en opslag

SharePoint: Als je complexe documentstructuren beheert met strikte toegangsrechten en versiebeheer, is SharePoint de beste keuze. Het is ook de backend waar Teams zijn bestanden opslaat.

Teams: Voor het delen van bestanden tijdens gesprekken en vergaderingen is Teams ideaal. De geavanceerde documentbeheerfuncties blijven echter bij SharePoint.

Samenwerking en communicatie

SharePoint: Hoewel je in SharePoint prima kunt samenwerken aan documenten, ligt de focus hier op langdurige opslag en toegang tot informatie, niet op directe communicatie.

Teams: Teams blinkt uit in directe communicatie en realtime samenwerking. Het is perfect voor teamvergaderingen, chats en gezamenlijke projecten.

Intranet vs. projectbeheer

SharePoint: Wil je een intranet opzetten of bedrijfsinformatie breed toegankelijk maken? Dan is SharePoint de juiste keuze. Het is ook geschikt voor langdurige projecten met uitgebreide documentatie.

Teams: Voor dynamisch projectbeheer en dagelijkse samenwerking biedt Teams alle tools die je nodig hebt, zoals chats en integratie met planningsapps.

Wanneer gebruik je welke tool?

Gebruik SharePoint wanneer...

Je behoefte hebt aan robuust documentbeheer, een intranet voor je organisatie of een platform om workflows te beheren. Dit is de tool voor formele, langdurige documentatie en informatie.

Gebruik Teams voor...

De dagelijkse communicatie en samenwerking binnen projecten, voor vergaderingen, en voor het snel delen en bewerken van documenten. Teams is de plek voor informele, dynamische interacties en projectupdates.

Samenvatting: SharePoint vs Teams

Kenmerk	SharePoint	Teams
Hoofddoel	Documentbeheer & intranet	Realtime communicatie
Bestandsopslag	Centrale, gestructureerde opslag	Chat-gedreven delen
Toegangsbeheer	Uitgebreide permissies	Gebaseerd op teamlidmaatschap
Versiebeheer	Geavanceerd	Basis via SharePoint-backend
Communicatie	Asynchroon, documentgericht	Direct, chat & video
Intranet	Ideale oplossing	Beperkt
Projectbeheer	Langdurige documentatie	Dagelijkse samenwerking

Conclusie

Zowel Microsoft SharePoint als Microsoft Teams zijn onmisbaar in de Microsoft 365-suite, maar ze dienen verschillende doelen. SharePoint is je beste vriend voor gestructureerd documentbeheer en bedrijfsportalen, terwijl Teams uitblinkt in realtime communicatie en dynamische samenwerking. Door de juiste tool te kiezen, kun je de productiviteit van je team verhogen en je organisatie efficiënter maken. En als je twijfelt, staat ons ICT-team klaar om je te helpen de beste keuze te maken!

Het mooie is dat ze naadloos met elkaar integreren: bestanden die je in Teams deelt, worden automatisch opgeslagen in SharePoint. Zo profiteer je van het beste van twee werelden. Wil je meer weten over welke tool het beste past bij jouw organisatie? Start hier met de ICT-check.

Handige tip

Gebruik Teams voor de dagelijkse communicatie en korte projecten, en SharePoint voor de centrale documentenbibliotheek en bedrijfsbrede informatie. Zo houdt je Teams overzichtelijk en blijven je documenten goed georganiseerd in SharePoint.

Microsoft 365

Wilt u hulp bij het kiezen tussen SharePoint en Teams?

Onze Microsoft 365-specialisten adviseren u graag over de optimale inrichting voor uw organisatie. Plan een vrijblijvend gesprek.

Kennismaken

SharePoint vs Teams: Wat zijn de verschillen?